Le cahier des charges 
du déménagement d’entreprise
 

Pourquoi faire un cahier des charges lors d’un déménagement d’entreprise ?

La signature du bail des nouveaux locaux professionnels sonne le coup d’envoi officiel du déménagement d’une entreprise et des nombreuses démarches qui accompagnent ce changement. Pour simplifier l’organisation de ce transfert, l’élaboration d’un cahier des charges présente de nombreux avantages :

• Il vous aide à identifier vos besoins et vos attentes, à vérifier qu’ils sont réalistes et les délais tenables. Ainsi, vous formulez des demandes claires aux différents prestataires et à vos collaborateurs, et vous gagnez en efficacité.
• Vous définissez les étapes du transfert d’entreprise : à mi-chemin entre la checklist et le retroplanning, le cahier des charges permet de prévoir les opérations de déménagement en elles-mêmes, ainsi que les tâches à effectuer en parallèle (informer les salariés, acheter du mobilier, faire son changement d’adresse…). 
• Vous anticipez les contraintes : déménager des dossiers sensibles, organiser le travail pendant le déménagement, etc.
• Comme tout est formalisé dans un seul document, il y a moins de risques d’erreurs.
• Grâce à une bonne organisation, vous maîtrisez plus facilement les coûts liés à une activité restreinte et vous évitez les dépassements de budget.

Le cahier des charges est une feuille de route consultable par tous les acteurs du projet, le point de repère qui permet de coordonner les actions de chacun dans un temps donné. Vous pouvez le rédiger en interne et vous en servir pour choisir un prestataire expert des déménagements d’entreprises, ou bien l’élaborer avec votre déménageur afin de coordonner vos équipes respectives.

Conseils pour rédiger un cahier des charges efficace 

Pour un transfert d’entreprise en toute sérénité, un cahier des charges doit lister tous les points importants qui vont vous permettre d’anticiper les contraintes. Il doit également définir le périmètre d’intervention de chacun afin d’établir qui est responsable de quoi, dans les anciens comme dans les nouveaux locaux : préparation des cartons, nettoyage, emplacement des équipements dans chaque bureau ou service, etc.

Voici une trame de cahier des charges pour organiser efficacement votre transfert et renseigner les déménageurs avec précision sur la nature de vos besoins.

• Présentation de l’entreprise

Nom, nature de l’activité, nombre de collaborateurs, etc. Une présentation brève mais suffisamment détaillée pour que le prestataire puisse bien vous identifier.

• Contexte du projet de déménagement

Pour quelles raisons déménagez-vous et à quelle période souhaitez-vous déménager ?

• Présentation des locaux actuels et à venir

Adresse et description détaillée des locaux actuels :

- Plan avec accès intérieurs et extérieurs (ascenseurs, issues de secours, parkings…)
- Inventaire détaillé des volumes et des quantités à déménager : meubles, archives, parc informatique et/ou industriel, matériel de laboratoire, etc.
- Mentionner aussi le nombre de collaborateurs qui seront déménagés.

Adresse et description détaillée des locaux futurs : 

- Plan avec accès intérieurs et extérieurs
- Implantation envisagée

Contraintes à prendre en compte : matériel et documents sensibles, objets lourds ou volumineux, machines… mais aussi mode de fonctionnement de l’entreprise (travail de nuit ou en 3x8 par exemple). La liste varie selon la nature de votre activité.

• Prestations attendues

- Besoins particuliers liés à votre activité ou à l’accompagnement des collaborateurs en mobilité.
- Périmètre d’intervention de l’entreprise de déménagement, avec détail des prestations qui lui seront confiées : emballage, transport, stockage, etc.
- Informations sur le déménageur : références, appartenance à un réseau professionnel, assurance, moyens dont il dispose, services, démarche de travail…
- Précisez votre budget et vos attentes concernant les modalités de paiement.

• Planning

Date d’exécution souhaitée et planning du déménagement.

• Contact

Mentionnez les coordonnées du responsable du déménagement au sein de votre entreprise.

Le cahier des charges d’un déménagement d’entreprise est un outil indispensable qui vous permet d’identifier vos besoins et d’informer clairement votre déménageur sur vos attentes. Depuis 140 ans, Seegmuller accompagne les entreprises dans leurs projets de mobilité. Contactez-nous pour obtenir un devis et élaborer ensemble votre cahier des charges.