Fiches pratique déménagement

Les 15 étapes à suivre
pour réussir son déménagement d’entreprise

Déménager une entreprise n’est pas aisé. Cela demande une bonne préparation et de l’organisation pour gérer toutes les tâches à accomplir avant l’installation dans vos nouveaux bureaux. Voici notre to do list en 15 étapes clés pour réussir votre transfert d’entreprise. Pour une entreprise de taille moyenne, commencez les démarches au moins 6 mois avant le déménagement.

Trouver de nouveaux locaux

Avant de déménager, posez-vous d’abord une question : faut-il vraiment déménager ? Si oui, réfléchissez bien à vos besoins (taille des locaux, nombre de bureaux, secteur géographique…) et établissez un budget. Sélectionnez 3 ou 4 biens à visiter avant d’arrêter votre choix.

Négocier un nouveau contrat de bail

Prenez le temps de négocier si des travaux conséquents sont à prévoir. Signez le nouveau bail, et dans le même temps, résiliez le bail de vos locaux actuels. Le préavis est en général de 6 mois pour un bail commercial, donc veillez à bien respecter ce délai.

Planifier les travaux de rénovation

Si des travaux sont nécessaires, contactez des entreprises du bâtiment pour faire des rénovations avant l’installation dans vos nouveaux locaux. Réfléchissez à vos besoins : salle de repos, espace de coworking… Réalisez plusieurs devis pour estimer les coûts et les délais.

Fixer la date du déménagement de l’entreprise

Une fois votre bail actuel résilié et la durée des travaux estimée, choisissez une date ou au minimum une période pour déménager. Pour réduire l’impact sur votre activité, prévoyez le transfert le weekend ou organisez une semaine de télétravail pour vos équipes.

Informer les collaborateurs

A ce stade, l’employeur doit informer les collaborateurs du projet de transfert. C’est l’étape la plus délicate. Un déménagement d’entreprise soulève des appréhensions, aussi ne sous-estimez pas l’impact psychologique du bouleversement des habitudes de chacun et accompagnez les salariés dans le changement. Impliquez le personnel en organisant une visite des nouveaux locaux, écoutez leurs suggestions d’aménagement, proposez un service de mobilité… Faites de ce changement un moment positif et fédérateur.

Demander un devis gratuitement

Rédiger le cahier des charges du déménagement

Véritable guide du déménagement d’entreprise, le cahier des charges réunit les informations nécessaires au bon déroulement du transfert. Il s’accompagne d’un planning détaillé et permet à vos équipes comme aux déménageurs de mieux cerner vos attentes.

Désigner un responsable du déménagement

Le responsable du déménagement est le chef d’orchestre du transfert. Donnez-lui la possibilité de mettre en place une équipe qui l’aidera à coordonner les opérations.

Comparer les devis des déménageurs

Environ 3 mois avant le départ, choisissez votre déménageur. Le bon candidat ? Un professionnel rompu au transfert d’entreprise, une société avec de sérieuses références et jamais avare de conseils ! Evitez les devis trop attractifs, le travail bien fait a un prix.

Trier et préparer les cartons

Faites le tri et débarrassez-vous de ce qui est devenu inutile et obsolète. Ne gardez que ce que vous utilisez au quotidien et emballez le reste. Etiquetez les cartons pour faciliter leur dispatch. C’est aussi le moment de décider si vous gardez ou changez le mobilier de bureau.

Archiver et sauvegarder

Profitez de la mise en cartons pour archiver des documents et faire des sauvegardes numériques. Les archives à conserver pourront être entreposées dans un lieu de stockage.

Faire le changement d’adresse

Informez tous les services administratifs concernés, vos fournisseurs et vos clients de votre nouvelle d’adresse. Mettez à jour tous vos documents professionnels et votre site Internet.

Résilier ou transférer les contrats

A environ un mois du transfert, modifiez vos contrats (énergie, assurance, téléphonie…), résiliez ce qui ne peuvent pas être reconduits à votre nouvelle adresse.

Faire l’inventaire du parc informatique

Dans une entreprise, le matériel informatique est aussi sensible que stratégique. Dans les jours précédant le déménagement, emballez-le avec soin en vue de son transport.

Superviser le déménagement d’entreprise

Le jour du déménagement, assurez-vous que le cahier des charges a été respecté et que tout se déroule bien. C’est également l’heure du nettoyage : faites appel à une entreprise pour restituer vos anciens locaux dans un parfait état.

S’installer en douceur

Faites une réunion de bilan avec votre déménageur et vérifiez que chaque salarié est bien installé. Enfin, inaugurez vos locaux avec tous vos collaborateurs : vous avez bien droit à un moment convivial maintenant que votre entreprise est déménagée !

Vous souhaitez déménager votre entreprise ?